*Esta nota fue publicada originalmente el 20 de marzo de 2018. Hoy la destacamos en vista de las fuertes críticas a las que el sistema notarial se está viendo sometido.
De seguro ya te enteraste de la polémica del momento: la designación del ex persecutor del caso Caval, el ex fiscal Luis Toledo, como notario de San Fernando. El caso trajo suspicacias y críticas respecto al sistema de designación de este tipo de profesionales.
Qué cobran en exceso, que forman parte de una burocracia anticuada y hoy poco práctica, que la abundancia de papeleo y documentos que hay que firmar es absurda, o que el proceso de elección de cada uno de ellos está velado por una sombra de pitutos, favores y nepotismo. ¿Cuántas veces lo hemos escuchado o nosotros mismos lo hemos dicho?
Fuimos en búsqueda de una voz reformadora dentro del sistema y encontramos a Aníbal Baeza, un abogado corporativo muy cercano a ese mundo de oficinas, timbres, fotocopias y firmas, pues ha ejercido como notario suplente en varias ocasiones (cuando el profesional debe ausentarse, deja a alguien a cargo que no necesariamente debe ser notario). Aníbal nos explicó el funcionamiento del notariado en Chile y cuáles son sus virtudes, pero también compartió con nosotros su percepción crítica del problema.
¿Quieres tener una opinión fundada sobre el tema que está acaparando espacios en los noticieros? En El Definido te explicamos las raíces del problema.
En breve, ¿qué hace un notario?
La mayoría de nosotros ha ido alguna vez a una notaría, o varias. Y venga la fila eterna, el pago, papeleo y una firma que en segundos está lista. ¿Realmente nos sirve hacer el trámite?
El notario en el sistema latino (que es ocupado por el 70% de los países, inclusive nosotros) es un ministro de fe, o sea, un tercero imparcial que interviene en las actuaciones dando garantías a ambas partes. Es decir, el caballero o la señora no está de parte de nadie en especial, y sólo da fe de que allí se firmó un documento (sin verificar su contenido), se llevó a cabo un acto jurídico y que los intervinientes son quienes dicen ser realmente. Y tiene que ser sí o sí abogado/a, ¡porque tiene a su cargo la fe pública! Es por esta razón que es necesario para cosas tan básicas como otorgar un poder o constituir una sociedad.
Las virtudes de nuestro sistema
Muchas veces escuchamos en las sobremesas de los sábados o en la conversación de la fila de la notaría: “Nooo, si los gringos saben hacerla. Allá no hay colas porque se requieren firmas para pocos documentos. Y así todos se ahorran este gasto”.
En Chile muchos son de la opinión de que aquí se exigen firmas más de la cuenta, pero Aníbal explica que gracias a esta garantía y a la importancia legal que tienen los notarios en nuestro país, también se facilitan algunas cosas. Los documentos aquí generados pueden servir el día de mañana como pruebas en sí mismas (sencillas, generalmente en cuanto a la fecha de firma de un documento y la identidad de los actuantes, pero pruebas con total validez).
Es decir, si hay algún conflicto entre las partes que llegue a tribunales, se dirime rápidamente mostrando esos papeles (o incluso la mera existencia del documento disuade de ir a tribunales), lo que le ahorra bastantes gastos a la economía procesal en Chile. Porque la palabra del notario, vale oro.
“Los notarios cumplen una labor preventiva de conflictos judiciales. Las notarías zanjan la mayor parte de las discusiones. Los notarios posibilitan una situación de reconocimiento que evita que tengan que ir, por ese mismo reconocimiento, a los tribunales. Es un gran aliado de la descongestión de los tribunales de justicia”, en palabras del abogado.
En cambio, en Estados Unidos, por ejemplo, el notario no tiene a su cargo la fe pública y, por lo tanto, esos documentos no constituyen pruebas documentales. Si alguien hace una afirmación en un juicio y muestra el papel “firmado ante notario”, no vale nada hasta que haya testigos que lo respalden. O sea, el cargo no tiene el peso que aquí tiene, ¡y lo puede ejercer casi cualquiera! Tal cual, si eres corredor de propiedades, puedes ser notario; una suerte de “super-testigo” de los negocios que hacen los particulares (aquí algunos de los requisitos para ser notario en el estado de Florida, Estados Unidos). ¿Cuál es la consecuencia de esto?
El sistema estadounidense es más caro a fin de cuentas, pues los gringos están obligados a pagar servicios extra que otorguen seguridad jurídica a sus actos, particularmente en lo que se refiere al negocio inmobiliario. Y como el notario es “cualquier hijo de vecino”, los documentos no tienen la certeza que aquí tienen; hay muchos problemas que van a parar a tribunales, obstaculizando aún más el trámite.
Además hay otra ventaja de nuestro notariado latino, según Baeza: “las posibilidades de acceso a servicios legales en Chile es muy baja. El notario, con todos los vicios que pueda tener, es la mejor opción para obtener ciertas garantías jurídicas a costos muy baratos, pues el promedio de las actuaciones notariales -conformadas mayormente por “trámites de mesón” que son los más rápidos- son $2.500. Por lo tanto, se trata de un servicio social”.
Pero de que el sistema tiene vicios, los tiene.
Los noticiarios se han plagado estas últimas semanas de críticas al sistema, pues el nombramiento de ciertos profesionales como notarios despierta muchas suspicacias. ¿El sistema funciona a la perfección? Sin duda que no y de acuerdo a Aníbal Baeza hay dos reformas que son imperantes.
Nombramientos: más transparencia y fin a los “apitutados”
¿Cómo sale un notario del horno? Cuando se produce una vacante (por renuncia, fallecimiento o porque se crea una nueva notaría), se abre un concurso de selección. Entonces la Corte de Apelaciones realiza una serie de pruebas a los postulantes; una evaluación de conocimientos, un test psicológico y una entrevista personal. Cada uno obtiene un puntaje, la Corte prepara una terna (tres seleccionados finales), se la presenta al Ministro de Justicia y es él quien decide. Hasta aquí todo bien, ¿cuál es el problema?
Ni la corte ni el ministro están obligados a regirse por los puntajes. Es decir, los seleccionados en la terna y quien finalmente es ubicado en la notaría, no siempre son los más idóneos. El gran problema es que la falta de transparencia puede prestarse para favoritismos.
“Yo te diría que hay una práctica que se ha ido instalando, que siempre el que saca mejor puntaje va a la terna, lo que también está teniendo cada vez más peso en la decisión del ministro”. Pero al parecer, aún no es suficiente (y el gobierno ya ha mostrado señales de estar considerando el problema).
“Esta es la reforma más urgente a mi juicio”, señala Baeza, “se debería garantizar que los mejores postulantes lleguen a la terna o finalicen el sistema de selección. Más que cambiar el contenido de las evaluaciones, lo más relevante es que esa evaluación tenga una preponderancia radical en la elección de los futuros notarios, que se elimine la discrecionalidad. Que el tema de las designaciones sea súper transparente y no haya posibilidad de discreción. Que esto no quede al arbitrio de una corte”.
¿Y por qué esto es tan relevante? Porque cuando un buen abogado acaba siendo notario, en general presta un buen servicio. “El problema es cuando llegan notarios que no han evaluado entre los mejores que postularon a una notaría, o si entraron por pago de favores o porque tienen llegada directa con un ministro de la corte o el Ministro de Justicia”, agrega Aníbal. Esos, obviamente, no son los más idóneos para el cargo.
Calidad del servicio: digitalización y menos trámites
Pero esta no es la única crítica que se le hace a las notarías. Los chilenos en general están disconformes con las enormes colas que se forman a sus puertas y con tener que perder una mañana entera de pega en un trámite que requiere sólo una firma. En una era en donde el papel está de salida, una institución como la notarial se ve muy anticuada. Mejorar la calidad del servicio es la clave, ¿pero cómo?
En primer lugar, urge digitalizar el sistema. La idea es que en un futuro la mayoría de los trámites que se hacen en estos lugares, puedan ser validados ante notario digitalmente, y así ahorrarse filas y malos ratos.
“Una gran cantidad de los notarios que tenemos ahora tienen sobre 60 años, pero se está produciendo un recambio. Los jóvenes que están ingresando al sistema vienen con otra formación, mucho más tecnológica, y ven como un paso natural y obvio hacer ciertas innovaciones. Ellos ya están haciendo valer su opinión ante la Asociación de Notarios y están evaluando, por ejemplo, cuánto se demora cada usuario al interior de la notaría. Se están tomando medidas desde el punto de vista tecnológico, estructural y operativo para que las personas que entran a una notaría estén el menor tiempo posible, ojalá no más de diez minutos”, según el abogado.
Otra clave para mejorar el servicio, es eliminar ciertos trámites. Mientras los papeleos comunes o “de mesón” debiesen agilizarse mediante incorporación de tecnología, hay otros que simplemente no vale la pena hacer ante notario. Aníbal señala que muchas instituciones públicas o privadas exigen trámites ante notario que son absurdos: es el caso de las AFP, las isapres, el registro civil o el servicio de impuestos internos. “Estas instituciones deberían bastarse a sí mismas para la generación de los documentos que les piden a los clientes”, agrega.
Por último, Baeza propone darle un papel más preponderante a los notarios en cuanto al contenido de los documentos. Lo que sucede, es que en Chile el notario da fe únicamente de la fecha en que se realizó un acto jurídico, de las firmas y de la identidad de los actuantes, pero no del contenido del papel. Todos llegamos a la notaría con el documento escrito y listo para ser firmado. Entonces si el papel dice que mi domicilio es “El Definido 1313”, al notario no le queda otra que creerme, no se cerciora de ello.
Según el abogado, en otros países, como España, “el servicio del notario es mucho más completo, tiene un componente jurídico más profundo”, porque es responsable del contenido de los documentos. Señala que esto permitiría brindar un mejor servicio, considerando que, en general, el chileno prefiere hacer sus trámites ante notario por la seguridad y solemnidad que le otorgan al acto.
Obviamente, el agilizar ciertos trámites mediante la digitalización y el dejar de hacer otros porque son “absurdos”, permitiría brindar un mejor servicio en esas áreas en donde realmente se requiere (aunque admite que algunos servicios podrían encarecerse o ser más demorosos al hacerlo de esta forma).
En definitiva, serían muchísimos menos trámites presenciales, el servicio sería más ágil, incluso algunos papeleos podrían descartarse y la atención que se brindaría sería más completa y segura, aunque quizás en algunos casos puntuales más cara.
Si bien esta es sólo una propuesta, existe relativo consenso respecto a que el sistema requiere reformas. Unas que no solamente vayan a optimizar el servicio, sino que se hundan en lo profundo del sistema de elección. Estos nuevos aires podrían descartar a los “apitutados” de siempre, transformar las colas en sencillos trámites online, y recibir por fin el servicio de calidad por el que estamos pagando.
¿Te parece bien esta propuesta? ¿Qué otras reformas aplicarías?
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