Mi mamá es secretaria. Conversando con ella y recordando algunas cosas que he observado, decidí escribir sobre este tema que me parece muy útil e interesante. En particular, porque muchas veces, aunque para muchas personas puedan pasar inadvertidas, las secretarias son en realidad el eje central sobre el que se ordena una oficina o sección, y sobre quienes hay muchas ideas equivocadas.

Que cosas NO hace una secretaria… pero se las piden igual

Partamos por esto: una secretaria no está obligada a hacer el café, pagar las cuentas, hacer trámites personales o cuidar a los hijos del jefe o de otros empleados de la organización... menos le corresponde hacer las tareas de los hijos de los jefes.

En general, las personas asumen que por el mero hecho de ser recibidos por una secretaria, ésta se encuentra obligada a hacer todo lo que le pidan. Y esto no es así. Muchas veces, de pura buena voluntad, realizan actividades fuera del ámbito de sus funciones. Lamentablemente, se termina asumiendo una gentileza como si fuera una obligación, e incluso, cuando la secretaria ya no realiza ese acto de gentileza, se considera como negligencia en sus labores, cuando no es así. (Por ejemplo: si un día la “secre” se preocupa y le lleva galletas al jefe, que luego sea su obligación llevárselas todos los días).

Además, todo el mundo piensa que su caso personal, es más importante que el resto de los casos. Y eso no es así. ¡Existen otras personas en el mundo! Uno no necesariamente es prioridad para el jefe de la secretaria, pues en el fondo, de eso se trata. Ella es su nexo con el mundo.

Y aún a pesar de ello, la secretaria tampoco lo sabe todo, porque por más que ese nexo exista, muchas veces son los propios jefes quienes no informan adecuadamente de sus actividades. Y muy secretarias serán, pero no son adivinas.

Respecto al café, en general la cosa funciona de la siguiente forma (¡esto es importante!): Las secretarias, generalmente por deferencia, dejan las tazas y el termo con agua caliente puestos en la mesa. Es labor de cada uno servir su propio café, no es función de la secretaria.

Por supuesto, salvo casos excepcionales, como por ejemplo, el de mi amiga personal la Srta. Dani (¡Hola, Srta. Dani!), que al tener una relación de profundo respeto, cariño y confianza mutua, efectivamente le sirve café a su jefa (¡Hola, Srta. Karen!). Pero esto es excepcional, en general, si usted no tiene una relación de respeto, cariño y confianza mutua, y usted le pide o exige un café a su secretaria, considere que se lo servirá una persona que está haciendo obligada, algo que no está dentro de sus funciones, lo cual, a la larga, no es grato para nadie.

Y no… no es cierto el mito de la secretaria que se enamora del jefe… más bien a veces pasa al revés, que hay jefes “picados de la araña”, que acosan a sus secretarias.

Que cosas SÍ hace una secretaria.

Básicamente la función de una secretaria, consiste en coordinar las actividades correspondientes a las funciones profesionales de su jefatura directa.

Sin embargo, esto casi nunca es así. En numerosas ocasiones, les toca suplir algunas funciones de sus jefaturas, arreglar sus metidas de pata, coordinar horas con el médico y un largo (¡larguísimo!) etcétera.

Así, muchas veces deben mentir para no delatar a sus jefes, cuando no quieren atender a alguien, o bien cuando pueden quedar mal ante otras personas, por ejemplo, si olvidaron cumplir con algún compromiso. En casos extremos, llegan a salvar la vida personal de sus jefes, cuando ésta es un caos.

De todas maneras, una secretaria maneja todo lo que ocurre dentro de una unidad y está conectada con el resto de la organización, por lo que debe tener una noción de cómo funciona el resto de los departamentos, para poder entregar información y satisfacer las inquietudes de las personas que requieran ayuda.

Tiene, en los hechos, una función esencial de coordinación no sólo de las actividades de su jefatura, sino que ademas coordina la ejecución de todas las actividades que la jefatura desea que se realicen. En otras palabras: compras de pasajes, reservas de hotel, coordinar cenas, almuerzos, recepciones de invitados, elaborar cotizaciones, encargar materiales para el funcionamiento diario no sólo de la oficina donde se encuentra, sino también de las unidades asociadas. Y además, atiende el teléfono.

Además, en muchos casos, especialmente cuando la secretaria lleva muchos años en el cargo, conoce muy bien las funciones de sus jefes directos. Y cuando se trata de jefes nuevos, muchas veces tiene que enseñarles cómo funciona el cargo.

Cómo aprovechar sabiamente las funciones de una secretaria

Si uno es jefe 

No ponerse confianzudo, ni dejar que la secretaria se ponga ídem. Eso no es bueno para nadie. Lo ideal es construir una relación basada en el respeto mutuo, tratándola como una profesional más. Eso es de suma importancia. Confiar en la secretaria. Y por ende, darle libertad para que resuelva los problemas que surjan. Evitar volverse un maniático del control. Darle pequeños incentivos y reconocer sus méritos en público… y "retarla" en privado. ¡No al revés! (¡Horror!). En lo posible, no ocultar información.

Si uno no es jefe 

No ser patudo. Uno no es el jefe de la secretaria, por lo tanto, uno no la puede mandar. Ser cortés, saludar no le hace daño a nadie (la rasquería de no saludar, es muchísimo más común de lo que uno piensa. Y la rasquería de creerse jefe, ¡más aún!).

Pro tip

Las secretarias conocen mejor que nadie los procedimientos y trámites que se deben realizar. Si necesitan hacer un trámite, pregúntenle de buena manera, con mucha gentileza, a la secretaria de la oficina correspondiente. Si se trata de un papel que debe pasar de una unidad a otra, pregúntenle con quién deben hablar después. Por supuesto, si se comportan de forma prepotente y desagradable, creyéndose jefes, seguramente la secretaria dejará su papel "urgente" al fondo de las cosas por hacer en el día. Así que trátenlas con cariño.

Las secretarias, aunque su función no es figurar, en realidad hacen que las oficinas se muevan, que los papeles lleguen a su destino, que las jefaturas realicen su trabajo de manera eficaz y son fundamentales para el funcionamiento armonioso de una institución. 

Sin duda, son el corazón de la oficina.

¿Te habías dado cuenta de lo importante que son las secretarias?