Si hay algo que sabemos del futuro, es que cada vez iremos viendo menos papel en donde antes era regla que estuviera. Ya sea con la digitalización de los libros, las boletas, las transacciones o incluso con la prohibición de este material en las oficinas públicas: el uso del papel va en decadencia y es una realidad.

Para sumarse a la tendencia y aprovechar de agilizar trámites, Chile dará un gran paso a partir de la próxima semana. Desde el 1 de agosto, absolutamente todas las Pequeñas y Medianas Empresas (Pymes) urbanas, deberán decirle adiós a las facturas de papel y recibir a las del tipo electrónico. Éstas son un documento digital que actúa como respaldo de las operaciones comerciales entre contribuyentes. Es decir, no más triples calcos que rellenar y montañas de papeles y papeles, ¡cuánta modernidad!

¿De dónde salió esto?

Se trata de una modificación en la Ley Nº 20.727 (incorporada el 2014) sobre la legislación tributaria en materia de facturación. Con ella se estipuló que para el 2018, todas las empresas deberán facturar vía electrónica, de lo contrario, no podrán funcionar. Y para esto se diseñó un proceso paulatino en el que las empresas se irían sumando a partir de la cantidad de dinero que perciben.

Por ejemplo, las grandes empresas ya lo hicieron el 1 de noviembre de 2014. Como les contamos, ahora se viene el turno de las Pymes urbanas, es decir, las empresas ubicadas en sectores urbanos cuyos ingresos anuales por ventas y servicios en el último año hayan sido mayores a 2.400 UF (CLP$ 60 millones) y menores o iguales a 100 mil UF (CLP$ 2.500 millones). Y luego, para el 2018, todo el resto se deberá haber subido al carro de la facturación moderna.

Aunque hay un "pero"…

Eso sí, estamos con un pie dentro de agosto y el otro afuera, pero hace seis días aún faltaban más de 36 mil PYMES urbanas que todavía no habían implementado el sistema de facturación electrónica, según el último informe entregado por el Servicio de Impuestos Internos (SII). Eso quiere decir que, de no hacer el trámite necesario, 36.332 empresas quedarían imposibilitadas de trabajar. ¡Ouch!

La cifra no es menor, si consideramos que las empresas que caben en la categoría de Pyme urbana son 119.956. Así que alrededor de un tercio de quienes deberían hacer el trámite para sumarse al nuevo sistema, aún no lo hace. Feo, feo.

¿Y cómo se hace?

Si este llamado te viene como anillo al dedo, o algún conocido tuyo que pertenezca a una Pyme, es hora de ponerse manos a la obra:

* Lo primero que hay que hacer, es entrar al portal de Facturación Electrónica del SII, algo que puedes hacer pinchando aquí. Después, es importante que sepas si cabes dentro de la categoría de las empresas que están obligadas a facturar electrónicamente a partir del 1 de agosto (o sea, si cumples las características que mencionamos anteriormente).

* De ser así, es fundamental que adquieras el Certificado Digital. Este trámite lo puedes hacer desde alguna entidad del listado que sugiere el sitio del SII y sirve como un carné de identidad virtual de tu empresa. Así, le entrega mayor seguridad y privacidad al contribuyente para que lleve a cabo los trámites que necesita hacer de manera online.

* El siguiente paso es elegir un sistema de facturación electrónica. Existen dos opciones: la primera corresponde a un modo gratuito, que es el que dispone el SII en su sitio (y está pensado para las PYMES más pequeñas que no requieran de hacer tantos trámites).

La segunda se llama “sistema de facturación propio o de mercado”. Eso significa que el proceso lo llevará adelante un software especialmente dedicado al tema o bien, una empresa externa que trabaje haciendo esto. De hecho, existen algunas que ofrecen promociones según la cantidad de trámites digitales que requiera hacer mensualmente la empresa.

Los beneficios de la factura electrónica

El propósito de todo este embrollo es poder facilitar el engorroso proceso de facturación. Con la obligatoriedad del sistema, se busca estandarizar los documentos tributarios emitidos por los contribuyentes para así poder optimizar el proceso de facturación y además reducir el costo del rollo tributario.

Y es que actualmente, las empresas que facturan con papel dependen de una imprenta, una persona encargada de ir a buscar los documentos a dicha imprenta, después llevarlos al SII, esperar a que sean timbrados, etc. Así que al final, se ahorra tiempo, costos y, si queremos hilar más fino, habrá menor contaminación al tener menos papel transitando por ahí.

¿Tu empresa cabe dentro de la categoría y aún no haces el trámite?