“Esta es la rutina matutina de 5 exitosos CEO’s”, “Deja estos malos hábitos que reducen tu concentración” y “Aplicaciones que debes usar para trabajar mejor”, son artículos cada vez más comunes sobre cómo gestionar el tiempo para ser más productivos en la oficina.
La mayoría de estas notas parte de la premisa que los lectores se consideran poco o casi nada productivos, pero ¿cómo se determina esto?
Una coach estadounidense diseñó un modelo de autoevaluación que permite que cada uno conozca si realmente es productivo o no en el trabajo, y si las respuestas están influenciadas por las expectativas de otros, como nuestros jefes o compañeros.
“¿Soy lo suficientemente productivo?”
Esta es la pregunta que dio origen al modelo diseñado por Elizabeth Saunders, coach estadounidense especialista en el manejo del tiempo y autora de tres libros sobre este tema.
Su propuesta acaba de ser publicada en Harvard Business Review (HBR) y funciona como una autoevaluación con tres preguntas. Dependiendo de las respuestas iniciales, varía el resultado. Ahora, ¿de qué depende cada respuesta?
La primera pregunta, ¿Estoy cumpliendo con las expectativas?, requiere que cada uno sepa cuáles son los requisitos de su cargo. Así, habrá un marco más claro de las funciones y responsabilidades que darán la seguridad necesaria para evaluar si las tareas se están cumpliendo o no.
En este primer escalón, quienes responden con un sí, son trabajadores “lo suficientemente productivos”. En cambio, quienes dicen “no”, deben seguir a la siguiente interrogante. ¡Tranquilos! Este no es el resultado final, pero es probable que no conozcan los detalles de su cargo y, por lo mismo, no saben hacia dónde dirigirse.
La segunda pregunta, ¿Estas son mis propias expectativas y no son exigidas por otros?, busca que cada uno analice si trabaja bajo sus propias proyecciones o las del resto, y si estas son positivas o no. ¿Y cómo se puede saber esto?
Por ejemplo, si eres de los que siempre sale tarde de la oficina para adelantar pega, cuando lo que te pidieron en el día ya lo hiciste, es probable que estés trabajando súper motivado, pero para cumplir con las expectativas que crees que el resto tiene de ti (aunque ni sepas cuáles son).
Incluso, es posible que te pierdas las juntas con tus amigos y los cumpleaños familiares porque buscas cumplir con estas supuestas expectativas de otros, las que pasan a ser mucho más exigentes que las propias. Para que esto no siga ocurriendo, lo mejor es conversar con los jefes directos para saber qué esperan del cargo y cuál creen que es la mejor manera de lograrlo.
Tomando esto en cuenta, quienes responden que sí trabajan bajo sus propias expectativas, son personas lo suficientemente productivas. Eso sí, esto no es todo. La clave está en marcar una diferencia al priorizar las expectativas. En el caso de las personas que responden “no” a la segunda pregunta, deben seguir con la siguiente.
¿Soy dueño de la gestión de mi tiempo y uso herramientas para hacerlo?, es la tercera y última pregunta de esta autoevaluación y que se puede responder en dos tandas.
Según Saunders, la primera parte tiene que ver con lo proactivo que es cada uno para gestionar el tiempo. Por eso, la respuesta es afirmativa si es que uno organiza bien su día de trabajo teniendo claro cuáles son las tareas prioritarias, el esfuerzo que requiere cada una y los plazos de entrega.
La segunda está relacionada con el uso diario de herramientas, muchas de ellas online y gratuitas como Evernote y Trello, que sirven para distribuir el tiempo. Las agendas y los recordatorios en post-in también entran en esta clasificación. El objetivo es incorporar el mecanismo que resulte más cómodo para manejar los tiempos y no solo ver cómo pasa frente a uno.
Si la respuesta es negativa a una de estas preguntas, la experta aconseja empezar a desarrollar ciertas tácticas para manejar mejor los tiempos.
La hora de la verdad
No, no es para tanto. Da lo mismo si obtuviste más de una respuesta negativa o si terminaste en el cuadrado “no eres lo suficientemente productivo”. Lo importante son dos cosas: una, que reconozcas cuáles son las prácticas diarias que podrías cambiar para lograr una mayor productividad, y dos, tener las ganas constantes de mejorar.
Además, hay que tener presente que la productividad no tiene que ser entendida como una sobre carga de trabajo, “trabajar como máquinas” (o “como chinos”, diríamos los chilenos), sino que, al contrario. La idea es cumplir con las tareas de la manera más eficiente en el tiempo asignado. Y en caso de que las tareas sean una locura, lograr un acuerdo sobre plazos y pedidos mucho más realistas.
¿Te consideras productivo? ¿Qué técnica usas para gestionar tu tiempo?
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