“Sobreviví a una reunión que podría haber sido un mail”, es una frase que se ha viralizado en redes sociales porque, ¿a quién no le ha pasado? Y lo peor, es que es una pérdida de tiempo mayor si hay que ir hasta otra oficina.
En El Definido no queremos que nuestros lectores pasen más por este sufrimiento cada vez que reciban una invitación a una reunión. Por eso, a continuación les contamos sobre tres innovadoras metodologías usadas por los CEO’s de las empresas tecnológicas más exitosas de las últimas décadas. Porque una reunión fuera de lo común puede rendir más frutos que una tradicional, ¡a probar!
¡Vamos a dar una vuelta!
En Chile, una jornada laboral de 45 horas semanales es casi sinónimo de pasar todo el día sentado, pero este orden aparente no hay que interpretarlo como que el tiempo se está aprovechando mejor. Incluso, puede ser al revés.
Según un estudio realizado por la Universidad de Standford, la creatividad aumenta un 60% en promedio en aquellas personas que dan nuevas ideas mientras caminan, incluso dentro de la oficina, en comparación con quienes están sentados. Entonces, si estamos intentando desarrollar algo desde una silla, lo más probable es que nos demoremos más en llegar a una gran idea.
Al realizar la misma prueba al aire libre, el 100% de quienes compartieron ideas mientras caminaban, lograron respuestas creativas y de gran calidad. En cambio, este porcentaje bajó a la mitad en quienes hicieron la misma prueba, pero sentados y en un espacio cerrado.
La investigación realizada por psicólogos buscaba explorar el pensamiento divergente, el que consiste en generar ideas tras analizar múltiples soluciones, y el que con este estudio se comprobó que funciona mejor en espacios abiertos.
Además, la investigación nació para entender por qué los CEO’s de grandes empresas, como Steve Jobs (1955 - 2011) de Apple y Mark Zuckerberg de Facebook, acostumbraban tener reuniones a pie con su equipo. Incluso, se dice que este último compró WhatsApp por más de US$20 mil millones ($13.340.000.000.000) en una de las caminatas que tuvo con Jan Koum, cofundador de esta aplicación de mensajería.
Después de conocer estos resultados, ya sabes. Da lo mismo si tu oficina no está cerca de un agradable parque o calles tranquilas, porque mientras estés en movimiento, estarás invirtiendo en mejores resultados. Incluso, si a tus colegas o a tu jefe les gusta subir el cerro en bici o caminando, ¿por qué no?
Menos es más… y de pie
Las reuniones cortas es lo que quieren la mayoría de los trabajadores, ya sea porque tienen una agenda ocupada, la cultura de juntas en su empresa no es muy eficiente que digamos, o porque simplemente quieren ponerse los audífonos y olvidarse del mundo.
Una alternativa para que se sientan a gusto, son las denominadas stand-up meetings o reuniones en que todos están parados. Ya, pero ¿qué tienen que ver las reuniones cortas con las que se realizan de pie? Estas reuniones se caracterizan por no durar más de 15 minutos, es lo primero que sus participantes hacen en la mañana y todos están de pie mientras se realiza. Porque, ¿quién quiere estar parado más de 15 minutos por la mañana? El estar de pie, provoca que las reuniones sean cortas y al grano. ¡Justo lo que queremos!
La gracia de este formato es que permite conocer el estado de las tareas individuales dentro de un proyecto grupal mediante preguntas que cada uno responde frente al resto, por lo que todos participan (nada de pestañear ni llegar tarde, ¡porque todos se darán cuenta!). Estas son:
- ¿Qué tareas hice ayer que permiten avanzar hacia el objetivo principal?
- ¿Cuáles son las tareas que haré hoy y qué pretenden conseguir?
- ¿Qué obstáculos reconozco que están afectando mi trabajo o el del resto del equipo?
Si bien el origen de estas reuniones está en las organizaciones de desarrollo y tecnológicas, no hay problema en usarlas en empresas de otra naturaleza. Solo hay que ajustar las preguntas a los proyectos, pero si calzan, para qué reinventar la rueda.
Equipos de dos pizzas, no más que eso
Esta es una regla creada por Jeff Bezos, el big boss de Amazon que estas últimas semanas ha hecho más noticia por divorciarse tras 25 años de matrimonio que por otro motivo.
El principio considera que mientras más personas participen en una reunión, esta será menos productiva. Entonces, para saber si la cantidad es la necesaria o no, se usan las pizzas como unidad de medida.
Si con dos de ellas puede comer todo el equipo, significa que el número está bien, pero si se necesitan más pizzas, entonces hay más gente de la necesaria.
La razón principal es que si un equipo es más grande, es probable que sean muy pocos los que compartan su opinión y terminen de acuerdo entre ellos, aunque no se identifiquen con la idea. También está la opción de que la reunión se vuelva más lenta porque hay que escuchar muchas opiniones. Mejor ni estimar a qué hora se llegará a las conclusiones o se podrán tomar las decisiones.
Por eso, Bezos promueve esta regla que le permite la agilidad, eficiencia y diversidad al interior de los grupos de trabajo. Otra regla que aplica este CEO es que están prohibidas las presentaciones en Power Point.
En su lugar, el encargado de liderar una reunión debe compartir un texto de hasta seis páginas como máximo y que esté estructurado como un memo. Sí, algo bastante análogo para este gigante tecnológico, pero con un claro trasfondo: prestar atención a los conceptos y datos. Así, el cerebro podrá recordarlos, ya que está preparado para captar más detalles de una buena narración que decenas de viñetas.
Pero como es común que nadie lea el memo antes de la reunión, Bezos recomienda hacerlo en silencio al principio. Después, todos podrán tener comentarios y preguntas que se podrán resolver en grupo.
Estas tres metodologías demuestran que ir a la oficina no tiene por qué ser lo más formal ni fome del mundo. Al contrario, porque comprueban que las reuniones pueden ser mucho más provechosas si se realizan simples medidas, como cambiar de lugar o estar en movimiento fuera del escritorio. Así, ¿quién no estaría feliz de subir el cerro San Cristóbal para hablar temas de oficina?
¿Qué formato de reunión usan en tu trabajo?
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