Se puede decir con total seguridad que una de las cosas que dieron al ser humano la ventaja sobre todo el reino animal y construir civilizaciones y avances tecnológicos inimaginables, fue su capacidad de comunicarse y trabajar en equipo.

En el mundo moderno, con la creciente sofisticación de los procesos, la abundancia de conocimientos y la especialización de los profesionales, trabajar en equipo es cada vez más una necesidad ineludible; máxime cuando el trabajador ha dejado de ser un simple "receptor" de órdenes desde estructuras jerárquicas verticales, a ser un miembro crítico y activo de cualquier organización, que demanda participación y un ambiente de trabajo grato y desafiante.

Sin embargo, un equipo no funciona bien espontáneamente: es ampliamente sabido que podríamos reunir a personas con grandes habilidades individuales en un equipo y obtener pésimos resultados. Si cada uno se preocupa exclusivamente de hacer su trabajo, el equipo se hunde.

Me causa profunda curiosidad el pensar cuántos equipos hay allí afuera, trabajando duro para cumplir sus metas, pero no lográndolo o pasando dificultades innecesarias para hacerlo. ¿Qué pasaría con estos si aprendieran ciertas claves para funcionar mejor? A veces un ápice de conocimiento, una cosa que se puede conocer en un par de minutos, puede valer más que muchas horas de esfuerzo.

Salí a buscar entre algunas columnas y papers, e inmediatamente apareció una investigación que llamó mi atención: "¿Hay un 'Gran Cinco' en trabajo en equipo?". Un trabajo de la universidad de Florida Central, del año 2005, que logró condensar 20 años de investigaciones en 5 características presentes en todo gran equipo.

Revisemos cuáles son esos ingredientes que definen a un equipo de excelencia:

1. Liderazgo

Para que un equipo alcance buenos resultados, debe haber un líder que ayude a establecer una visión compartida y a reforzar aquellos puntos débiles del equipo. 

Uno de los roles del líder es ayudar a corregir aquellos aspectos del equipo que están fallando y establecer qué es aceptable y qué no; dejando claro qué se espera de cada miembro y estableciendo un ambiente propicio para la evaluación mutua e intercambio de información.

El líder del equipo establece la información común que debe conocer cada uno de los integrantes, además está pendiente de lo que ocurre en el entorno del equipo, para así iniciar los pasos necesarios para adaptarse a los cambios. 

Debe revisar frecuentemente el rendimiento de los integrantes del equipo, detectando si hay falencias y ayudando a corregirlas.

2. Monitoreo y retroalimentación

En un equipo eficiente, los miembros además de observarse a sí mismos, observan a sus compañeros y proveen la retroalimentación necesaria para prevenir falencias o corregir errores rápidamente. Los integrantes del equipo además de hacer su trabajo, se aseguran de que todo funcione como debería.

Para que ocurra esta retroalimentación, debe existir un ambiente de confianza en el que las críticas constructivas no se perciban como una amenaza. Por otra parte, los integrantes del equipo deben contar con un mínimo de información acerca del trabajo de sus compañeros, de modo que puedan dar observaciones útiles.

Cuando un miembro del equipo está sobrecargado, tiene mayores dificultades para detectar sus errores. En situaciones de alto estrés, las observaciones entre pares son muy valiosas, tanto para prevenir como para corregir, porque el equipo en general está propenso a equivocarse con mayor frecuencia.

3. Soporte mutuo

En un equipo con soporte mutuo, cuando alguien está sobrecargado o atorado en algún problema, va a recibir ayuda de sus compañeros. Esto permite corregir sobre la marcha los problemas de sobrecarga y los cambios de último momento a los que se debe enfrentar el equipo. El equipo se adapta con mayor facilidad a su entorno si los miembros se apoyan entre sí.

Si un miembro del equipo está sobrecargado y no recibe ayuda, algunas tareas bajo su responsabilidad podrían no realizarse, mermando el trabajo de todo el equipo. El soporte mutuo ayuda a evitar que las tareas queden abandonadas y que los miembros sobrecargados colapsen ante la presión.

4. Adaptabilidad

Un buen equipo es capaz de adaptarse para lograr cumplir sus objetivos pese a que las cosas no ocurrieron como era esperado, como es frecuente cuando la realidad es tan impredecible.

Por ejemplo, si una persona que tenía a su cargo tareas fundamentales se enferma, el equipo tendrá que cambiar su estrategia para finalizar a tiempo. Este cambio de estrategia implicará que los miembros del equipo tengan que salir del camino que tenían planeado y aquí es donde cobra suma importancia la flexibilidad individual. Los equipos cuyos miembros se adaptan con facilidad a estos cambios, obtienen mejores resultados.

5. Actitud de equipo

Disfrutar trabajando con otros, mejorar el desempeño individual gracias al trabajo en equipo y anteponer las metas del equipo a las metas personales, es tener actitud de equipo. 

Si los miembros del equipo tienen una actitud de equipo, van a aceptar con mayor facilidad las críticas constructivas y ayuda de sus compañeros; además de estar atentos para dar su apoyo cuando sea requerido. Por lo tanto, la actitud de equipo es clave para que el equipo cuente con soporte mutuo, monitoreo y retroalimentación.

Tres requisitos

En resumen, los cinco pilares de un buen equipo son: liderazgo, monitoreo y retroalimentación, soporte mutuo, adaptabilidad y actitud de equipo. Para que un equipo funcione bien, sus integrantes deben ser capaces de dar y recibir feedback, de ayudarse entre sí y estar atentos al rendimiento del equipo en general, para así ser capaces de corregir y prevenir errores.

El estudio también señala tres requisitos para que estas cinco características existan:

- Que los miembros sean capaces de comunicarse con claridad. Para ello, recomienda que no sólo se transmita el mensaje, sino que quien recibe las instrucciones confirme que entendió y luego, que quién emitió el mensaje original compruebe que su mensaje fue correctamente comprendido.

- Confianza mutua. Sin confianza mutua, se debe gastar energía y tiempo en "vigilar" que el otro haga su trabajo, en lugar de hacer el propio; se hace más difícil delegar responsabilidades, y no se genera el ambiente adecuado para intercambiar comentarios, recomendaciones y críticas de manera constructiva, ni para compartir información.

- Modelos mentales compartidos. Es una visión compartida de las responsabilidades grupales e individuales, de lo que se espera de cada uno de los miembros; o de las tareas a realizar y el objetivo a alcanzar. Si bien no es posible que todos los miembros sepan todo lo que el otro hace ni cómo lo hace; es recomendable que exista un cierto grado de traslape de conocimientos, de modo que los miembros del equipo no trabajen como compartimentos individuales, sino que sean capaces de cooperar efectivamente.

No es de la noche a la mañana

Aunque todo lo anterior puede sonar muy razonable, no es fácil de lograr y rara vez ocurre de forma espontánea. Sin embargo, es posible trabajar para reforzar estas cualidades y así mejorar el rendimiento del equipo. 

Una de las maneras de fomentar el monitoreo y retroalimentación es que los miembros del equipo se evalúen de manera cruzada (conocido como feedback 360°). Esto se puede hacer de manera anónima o con identidad, cada método tiene sus pros y contras. 

Por otro lado, existen abundantes consultoras que ofrecen charlas, talleres y dinámicas para ayudar a las organizaciones a desarrollar espíritu de equipo, trabajar las confianzas y entregar a los miembros las herramientas para solucionar las naturales dificultades de trabajar con otros, enseñándoles a compartir sus puntos de vista, solicitudes, observaciones, críticas y felicitaciones, de manera sana y asertiva.

Otra actividad recomendable es aumentar la cantidad de instancias en las que el equipo comparte fuera de su trabajo, como por ejemplo almuerzos, celebraciones, etc. No solo hay que aprender a trabajar juntos, sino que también a disfrutar, si no hay cercanía ni confianza es más difícil tener una comunicación fluida.

Obviamente, el rol del líder en lograr que todo lo anterior ocurra, es absolutamente un factor esencial. Ya en otros artículos (como este y este) hemos hablado de cómo opera un buen líder o jefe.

Finalmente, el solo hecho de conocer las claves mencionadas anteriormente, puede cambiar la visión y la manera en la que las personas se relacionan entre sí; al fin y al cabo, todos queremos formar parte de un gran equipo.

¿Formas parte de un equipo de trabajo? ¿Qué recomiendas tú?