Cuando estimes cuánto tiempo demorarás en hacer alguna cosa, es muy probable que te equivoques. A lo largo de diversos experimentos, una y otra vez, quedan en evidencia nuestras falencias para realizar estimaciones, ya sea de tiempo o de recursos necesarios para realizar una tarea. Los sesgos cognitivos nos hacen evaluar incorrectamente muchas situaciones. El ser conscientes de estos sesgos, nos ayuda a tomar ciertos resguardos y muchas veces evitar que nos arruinen el día.

Los seres humanos somos muy malos para visualizar las posibles fuentes de retraso cuando estamos planificando, lo que nos lleva a ser muy optimistas al momento de estimar los tiempos o recursos requeridos. Este fenómeno es conocido como la falacia de la planificación. En un antiguo, pero citado experimento del año 1994, a un grupo de 37 estudiantes de psicología se les preguntó cuántos días tardarían en terminar sus tesis en dos escenarios distintos: uno optimista y uno pesimista. En el escenario optimista, en promedio estimaron 27,4 días y en el pesimista 48,6 días. Finalmente, en promedio demoraron 55,5 días y sólo un 30% de los estudiantes completó su tesis dentro de los tiempos estimados. ¡Sus estimaciones fueron tan malas que incluso superaron su escenario más pesimista!

Si comenzamos a revisar la historia, podemos encontrar bastantes ejemplos de estimaciones fallidas. Uno de los fallos de planificación más estrepitosos (aparte del Transantiago) es el de la Ópera de Sydney, una construcción que actualmente es patrimonio de la humanidad. Se estimó que su costo sería de aproximadamente 7 millones de dólares y terminó costando más de 100. Se estimó que su construcción demoraría 4 años, pero demoró 14. Claramente, quienes estimaron los recursos necesarios para ejecutar el proyecto eran “muy humanos” y posiblemente también fueron víctimas de este sesgo cognitivo, que allí, donde hayan personas estimando tiempos y costos, puede causar estragos. Más aún si muy pocos están enterados de este defecto de “fabricación”.

Por qué somos tan malos para planificar

Cuando planificamos y estimamos el tiempo o los recursos requeridos, en general no consideramos las complicaciones que tuvimos anteriormente realizando una tarea similar y no evaluamos correctamente los posibles imprevistos que puedan surgir. Damos a cada paso de la tarea un tiempo “promedio”, sin considerar que alguno de los pasos podría tomar mucho más tiempo de lo presupuestado y afectar la duración de la tarea completa.

Este sesgo en algunos casos se relaciona con un fenómeno psicológico denominado “anclaje”, el que hace que una primera estimación influencie a las siguientes. Por ejemplo, a buenas y primeras pensamos que tardaremos una semana, luego lo pensamos un poco mejor y vemos que podríamos demorar más, no obstante como ya habíamos pensado en una semana, nuestra siguiente estimación no se alejará mucho de la semana. En el caso de un trabajo en equipo, el sesgo puede aumentar debido a la presión social, tendemos a estimar que demoraremos menos para parecer más eficientes o para dejar una impresión positiva en los demás. Otro “catalizador” de la falacia de la planificación es cuando hay una recompensa económica por terminar la tarea pronto, esto hace que seamos aún más optimistas en nuestras estimaciones.

Lo más curioso de este sesgo, es que volvemos a equivocarnos incluso en tareas muy similares, sin considerar los problemas y demoras que tuvimos las veces anteriores que nos enfrentamos a ellas. Es como si quisiéramos hacer vista gorda a nuestros errores. Un ejemplo cotidiano es llegar tarde al trabajo o alguna reunión, a la que ya habíamos llegado tarde anteriormente debido a nuestras malas estimaciones.

¿Qué podemos hacer para mitigar el problema?

El saber que tenemos la tendencia a ser muy optimistas cuando estimamos tiempos y recursos requeridos ayuda a reducir el problema, ya que si estamos conscientes de él podemos resguardarnos agregando más tiempo a nuestra estimación. 

Subdividir la tarea en tareas más pequeñas y específicas, nos puede ayudar a tener mayor consciencia de todo lo que hay que hacer, pero no nos libra del excesivo optimismo al asignar tiempos a cada una. Es recomendable cambiar la forma en la que visualizamos la tarea que debemos realizar cuando estamos estimando. Por ejemplo, una buena táctica es identificar dos o tres problemas que podrían hacer que usemos más tiempo de lo normal. Una técnica similar consiste en concentrarnos en los aspectos más tediosos de la tarea a realizar. Es mejor tomar una postura pesimista al calcular cuántos recursos necesitaremos, ya que en la mayoría de los casos resulta más favorable terminar antes de lo presupuestado que retrasarse. 

Ya sabes, si llegas a tarde a tu siguiente reunión o no logras terminar en la fecha estimada, puedes contarles a los demás acerca de la falacia de la planificación y todo funcionará de maravilla. En realidad no. Pero al menos ya lo sabes y tal vez puedes evitar repetir el error.

¿Sueles llegar tarde?