Boletas, boletas, boletas... hay pocas cosas que despiertan sentimientos tan contradictorios como ellas. Son un enredo, se pierden, se olvidan, se usan como envoltorio para el chicle, pero al final del día son vitales para tener las cuentas claras en cualquier negocio. No olvidemos que fueron las santas boletas las que hundieron a la política chilena recientemente.

Este orden financiero necesario en cualquier empresa, pero sin el trabajoso acarreo de boletas e informes, es posible gracias a una novedosa app chilena cuyo nombre también ostenta su promesa: RindeGastos.

Un dolor de cabeza menos

En las empresas "las personas gastan, guardan las boletas, después las tienen que corchetear o pegar y empezar a llenar manualmente planillas Excel. Después se las envían al revisor, que tiene que, a su vez, empezar a revisar papeles uno por uno, y después de eso dar la aprobación o meter esto en un flujo de aprobación según el nivel de los gastos".

Álvaro Ferrer, socio fundador de RindeGastos, nos describe una pesadilla que devora tiempo, dinero y mucha, mucha paciencia y que, asegura el abogado, es el modus operandi del 99% de empresas a la hora de rendir gastos o manejar los gastos de sus empleados.

Lo cual "implica revisión de papeles, manualidad y demora, demora en los reembolsos, en las aprobaciones, duplicidad de gastos, pérdida de boletas, en fin", continúa Ferrer.

Esta realidad le fue descrita a Ferrer y sus socios numerosas veces el año pasado, cuando, trabajando en otro emprendimiento, visitaron diversas empresas, específicamente sus áreas de finanzas y control de gestión. "Era un desastre, un sistema absolutamente arcaico, un auténtico dolor de cabeza", son las impresiones que recuerda.

Viendo la oportunidad, el abogado y sus socios, entre los que se cuentan dos de sus hermanos, armaron la base de RindeGastos, que luego sacaron adelante gracias al programa Semilla Expansión de la Corfo.

Cómo funciona

RindeGastos es una plataforma que unifica y facilita el antiguo proceso descrito. Por un lado simplifica el ingreso de boletas, al permitir, mediante su aplicación para smartphones, sacar una foto de la boleta e ingresarla a su sistema con la información que requiere la empresa (monto, proveedor, categoría). Luego se puede generar un informe con unos pocos toques según un formato muy claro y ordenado, que posteriormente se envía automáticamente o según una periodicidad establecida por el usuario, a la persona supervisora, jefe o cliente en caso de ser un profesional independiente que también debe rendir cuentas.

^{La plataforma también está disponible vía web.}

Por otro lado, facilita el trabajo para quien debe aprobar esos gastos. "Él (jefe, supervisor o cliente) recibe este informe bien claro y puede aprobar o rechazar los gastos individualmente o en su conjunto. Además, en el caso de las empresas, permite integrar automáticamente esas rendiciones de gastos a contabilidad, de manera que no hay doble digitación ni pérdida de tiempo en todo el proceso", explica Ferrer.

La plataforma está disponible vía web, como también en su versión app para Android y iOS, siendo posible conectarse a él desde cualquier equipo con conexión a Internet. Así como su misión, simplificar y hacer más eficiente la rendición de gastos, la interface es sencilla, pero amigable a la vez, con pequeños cuadros de texto que te explica cada opción y un menú claro y preciso.

Además, la app ofrece un servicio completo y personalizable. Es posible, por ejemplo, adaptar los requerimientos de la rendición según distintas políticas de gastos que se pueden modificar con libertad.

RindeGastos es gratis, ya que monetiza su sistema en base a su servicio empresas, por lo que usuarios particulares pueden quitarse el dolor de cabeza sin pagar un peso y sin efectos secundarios (te estamos mirando, Aspirina).

Un éxito internacional

Pese a llevar poco tiempo, RindeGastos ya cuenta con más de 2.000 usuarios (personas naturales) y más de 60 empresas cliente, que en total han rendido alrededor de 8.500 gastos. "Las personas están contentas con la aplicación y podemos ver que se usa. No solo se baja y queda ahí, sino que se baja y se usa con un beneficio real que es lo que nos tiene más contentos", dice Ferrer.

Su utilidad incluso ha llamado la atención fuera de nuestras fronteras. El grueso de usuarios es de Chile, pero también hay de España, México, Salvador y empresas cliente en Perú, Colombia y México.

En cuanto a crecimiento, el equipo de RindeGastos se propone como meta para este año llegar a los 10.000 usuarios y 150 empresas en Chile, para luego, a partir de 2016, comenzar a crecer en otros países de la región. "Ya los tenemos identificados", agrega Ferrer.

¿Qué te parece el sistema "tradicional" de rendir gastos? ¿Has usado RindeGastos?