La famosa "lluvia de ideas" o brainstorming existe hace más de 60 años, así que puede que Walt Disney, Andy Warhol y hasta Fidel Castro (o sus asesores) hayan usado esta clásica herramienta para resolver un problema o planear nuevas ideas. Hoy no es extraño que sea algo común en cualquier oficina y casi una religión en lugares como Silicon Valley, gracias a que estas relajadas sesiones, donde la imaginación se echa a volar sin tanto análisis, han resultado ser bastante útiles.
La idea fue de Alex Osborn que luego popularizó el término con su libro Applied Imagination y estableció cuatro reglas generales para sacar provecho de estas reuniones: enfocarse en la cantidad; suspender las críticas; estar abierto a las ideas poco comunes, y combinar y mejorar las mejores ideas.
Sin embargo, el brainstorming es un animal difícil de controlar. Con frecuencia algunos participantes sienten vergüenza de opinar o toman excesivo control de la reunión, la conversación se desvía del tema, las soluciones planteadas carecen de imaginación o son tan abstractas que nadie sabe cómo recogerlas en algo concreto, entre muchos otros vicios que terminan enfriando el entusiasmo de los directivos por esta técnica. ¿Cómo hacer que funcione y sea realmente efectiva?
Metimos a la juguera las mejores recomendaciones de expertos en TED, Forbes, Bloomberg, Fast Company y Huffington Post, para presentarles algunas claves seleccionadas para que las lluvias sean de ideas y no lluvias de minutos perdidos o silencios incómodos.
1. Identificar bien el problema
¿Qué estamos buscando resolver con esto? Aunque parece algo sencillo, muchas veces las lluvias de ideas se desvían mucho de los objetivos porque el problema no está bien planteado. El primer paso es definirlo de manera clara, sin generalidades. Más vale hacer 3 lluvias de ideas diferentes, que estar 2 horas sentados apuntando en distintas direcciones.
2. Adelantar el tema y la pregunta
Para facilitar la llegada de las ideas, es fundamental hacer circular una pregunta antes de empezar en el equipo de trabajo, a través de mail, con un post-it, con la voz. Tres días antes o el mismo día en la mañana. Esto permite "precalentar" las ideas individuales, para buscar mejores alternativas y, además, es de gran ayuda para los más introvertidos, porque disminuye la amenaza de responder de inmediato. También abre espacio para una mayor creatividad, ya que las ideas no están aún condicionadas por las que han dado otros en la reunión.
3. Preparar el ambiente
Primer paso si es posible, que la mesa sea redonda, para que todos estén en la misma posición. Luego, para que participen todos los tipos de personalidades en la lluvia de ideas y no solamente los más fuertes y extrovertidos, ir persona por persona, en orden, escuchando las propuestas. Y por último, si es necesario, que participen solamente los que estén interesados. Un consejo: Jamás poner nombres de las personas junto a las ideas, puede avergonzar a los más tímidos.
4. Ser preciso y conciso
Se trata de una lluvia intensa, no de chubascos matutinos intermitentes y para esodos aspectos claves. Que la sesión dure unos 10 o 15 minutos, si pasa de ese lapso se convierte en una reunión donde las palabras sobran. Segundo, establecer un número exacto de ideas a las que hay que llegar, 50, 25, 10, ya que al fijar el objetivo, los participantes están más estimulados para participar y también permite evitar alargues innecesarios.
5. Establecer reglas y avanzar
Se trata de un trabajo de equipo más relajado que cualquier reunión, pero no por eso disperso. Antes de empezar es muy recomendable establecer las reglas del juego, que pueden ser incluso entretenidas y luego apegarse a ese protocolo. Por ejemplo: Una conversación a la vez, si se desvía el tema anotarlo y retomarlo en otra ocasión, enfocar el problema, agrupar las ideas por temas, etc. Cada oficina y ocasión puede tener las suyas, mientras respete los cuatro pilares de Osborn, las peores experiencias son cuando se utiliza el término "lluvia de ideas" de manera vaga.
6. Construir sin desechar
Lanzar ideas al aire y sin filtro no es solamente para cosechar cantidades, la lluvia se debe utilizar para combinar y ampliar las propuestas. Si alguna es mala, es pésima, es inconcebible, da lo mismo. No hay que criticar ni rechazar, sino conectarla con otras o tomarla como base, de otra manera el que "fracasó" dudará en volver a transmitir en voz alta sus pensamientos. Se trata de construir ideas de unos sobre ideas de otros.
7. Hacer registro
¿Cuántas veces volvemos a hacer una reunión para decir lo mismo? Si no hay baldes que junten el agua (o las ampolletas), se pierde parte importante del potencial de la lluvia de ideas; por eso escribir en el momento y registrar para luego, no puede ser olvidado. Un pizarrón, papeles sobre la mesa, agrupar temas al escribirlos y luego mandar un mail son los primeros pasos para que esta herramienta no se quede en la teoría. Importante: Nunca eliminar ideas, por muy malas que sean, del primer registro. Luego se podrán elegir las más exitosas, pero de lo contrario, se discrimina a quienes son menos creativos o lo fueron menos en la ocasión, afectando su futura participación. Además, nunca se sabe si las menos consideradas pueden ayudar a impulsar soluciones inesperadas.
8. Hacer las ideas realidad
¿Cuántas veces las ideas quedan en nada? Estas rápidas y entretenidas sesiones son completamente inútiles si no se mezclan con otras prácticas laborales que ayuden a concretarlas. ¿Cuáles son esas? Un mail conclusivo, una posterior conversación con un experto en el tema, una encuesta a los usuarios, la construcción de proyectos a través de prototipos. Y hay que hacerlo ya, si el equipo no se mueve prontamente para implementarlas, será tiempo botado a la basura.
Bonus Track: Dos lluvias de ideas diferentes
Más allá de la clásica y breve sesión, en TED, recomiendan dos modificaciones que pueden servir para variar un poco el menú, especialmente para aquellas mentes brillantes más tímidas:
¿Has participado de una lluvia de ideas? ¿Qué otras recomendaciones agregarías?
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